Giới thiệu
Khi doanh nghiệp phát triển, công việc thủ công cũng tăng theo: sao chép đơn hàng giữa các hệ thống, cập nhật bảng tính, nhắc phê duyệt qua chat và làm cùng một báo cáo mỗi tuần. Công cụ có sẵn giải quyết được một phần, nhưng khoảng trống giữa chúng thường được lấp bằng sức người làm việc lặp đi lặp lại.
Chi phí ẩn của công việc thủ công
Mười phút sao chép cho mỗi đơn hàng có vẻ nhỏ, cho đến khi nhân với hàng trăm đơn mỗi tháng. Quy trình thủ công còn gây lỗi nhập liệu, chậm trễ và kiến thức chỉ nằm trong đầu một người, khiến doanh nghiệp khó mở rộng nếu không tuyển thêm nhân sự hành chính.
Phần mềm theo yêu cầu tự động hóa được gì
Phần mềm theo yêu cầu được xây dựng dựa trên cách đội ngũ của bạn đang làm việc. Nó có thể gom đơn hàng, hóa đơn và tồn kho về một nơi, tự động gửi phê duyệt và thông báo, tạo báo cáo theo thời gian thực và kết nối các công cụ bạn đang dùng qua API.
Bắt đầu từ đâu
- 01Vẽ sơ đồ một quy trình từ đầu đến cuối và ghi lại mọi bước thủ công và điểm bàn giao.
- 02Ước tính mỗi bước tốn bao nhiêu giờ mỗi tuần và chọn những bước tốn thời gian nhất.
- 03Kiểm tra công cụ hiện tại nào có API để hệ thống mới kết nối.
- 04Bắt đầu với phiên bản đầu tiên nhỏ gọn tự động hóa một quy trình, rồi mở rộng dần.
- 05Theo dõi số giờ tiết kiệm và tỷ lệ lỗi sau khi triển khai để đo lường hiệu quả đầu tư.
Kết luận
Phần mềm theo yêu cầu không nhằm thay thế mọi công cụ bạn đang dùng, mà để loại bỏ những việc vụn vặt giữa chúng. Hãy bắt đầu từ quy trình tốn nhiều thời gian nhất của đội ngũ, và để kết quả định hướng bước tự động hóa tiếp theo.
